Tugas Psikologi Manajemen 1

A. Pengantar

I.                   Pengertian Manajemen Menurut Para Ahli - Manajemen adalah kosa kata yang berasal dari bahasa Perancis kuno, yaitu menegement yang berarti seni melaksanakan dan mengatur. Sejauh ini memang belum ada kata yang mapan dan diterima secara universal sehingga pengertiaanya untuk masing-masing para ahli masih memiliki banyak perbedaan.

Secara umum manajemen juga dipandang sebagai sebuah disiplin ilmu yang mengajarkan tentang proses untuk memperoleh tujuan organisasi melalui upaya bersama dengan sejumlah orang atau sumber milik organisasi. Dalam hal ini manajemen dibedakan menjadi 3 bentuk karakteristik, diantaranya adalah: 

a)     Sebuah proses atau seri dari aktivitas yang berkelanjutan dan berhubungan.

b)    Melibatkan dan berkonsentrasi untuk mendapatkan tujuan organisasi.    

c)     Mendapatkan hasil-hasil ini dengan berkerja sama dengan sejumlah orang dan memanfaatkan sumber-sumber dimiliki si organisasi.

Pengertian Manajemen Menurut Para Ahli
Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, bahwa sejauh ini belum ada kata mapan dan diterima secara universal tentang pengertian dari manajemen dan dengan demikian, maka beberapa para ahli masih memiliki pandangan yang berbeda terkait dengan pengertian manajemen itu sendiri. Seperti apa pengertian manajemen oleh beberapa ahli? Berikut adalah pemaparannya.
Menurut G.R. Terry:
Manajemen adalah suatu proses atau kerangka kerja, yang melibatkan bimbingan atau pengarahan suatu kelompok orang-orang kearah tujuan-tujuan organisasional atau maksudmaksud yang nyata.
Menurut Hilman:
Manajemen adalah fungsi untuk mencapai sesuatu melalui kegiatan orang lain dan mengawasi usaha-usaha individu untuk mencapai tujuan yang sama.

Menurut Ricky W. Griffin:
Manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.
Menurut Drs. Oey Liang Lee:
Manajemen adalah seni dan ilmu perencanaan pengorganisasian, penyusunan, pengarahan dan pengawasan daripada sumberdaya manusia untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Menurut William H. Newman:
Manajemen adalah fungsi yang berhubungan dengan memperoleh hasil tertentu melalui orang lain.
Menurut Renville Siagian:
Manajemen adalah suatu bidang usaha yang bergarak dalam bidang jasa pelayanan dan dikelola oleh para tenaga ahli tyerlatih serta berpengalaman.
Menurut Prof. Eiji Ogawa:
Manajemen adalah Perencanaan, Pengimplementasian dan Pengendalian kegiatan-kegiatan termasuk system pembuatan barang yang dilakukan oleh organisasi usaha dengan terlebih dahulu telah menetapkan sasaran-sasaran untuk kerja yang dapat disempurnakan sesuai dengan kondisi lingkungan yang berubah.
Menurut Federick Winslow Taylor:
Manajemen adalah Suatu percobaan yang sungguh-sungguh untuk menghadapi setiap persoalan yang timbul dalam pimpinan perusahaan (dan organisasi lain)atau setiap system kerjasama manusia dengan sikap dan jiwa seorang sarjana dan dengan menggunakan alat-alat perumusan.
Menurut Henry Fayol:
Manajemen mengandung gagasan lima fungsi utama yaitu, merancang, mengorganisasi, memerintah, mengoordinasi, dan mengendalikan.

II.                Kepemimpinan atau leadership merupakan ilmu terapan dari ilmu-ilmu social, sebab prinsip-prinsip dan rumusannya diharapkan dapat mendatangkan manfaat bagi kesejahteraan manusia (Moejiono, 2002). Ada banyak pengertian yang dikemukakan oleh para pakar menurut sudut pandang masing-masing, definisi-definisi tersebut menunjukkan adanya beberapa kesamaan.

Pengertian Kepemimpinan  Menurut Tead; Terry; Hoyt (dalam Kartono, 2003) Pengertian Kepemimpinan yaitu kegiatan atau seni mempengaruhi orang lain agar mau bekerjasama yang didasarkan pada kemampuan orang tersebut untuk membimbing orang lain dalam mencapai tujuan-tujuan yang diinginkan kelompok.
Menurut Young (dalam Kartono, 2003) Pengertian Kepemimpinan yaitu bentuk dominasi yang didasari atas kemampuan pribadi yang sanggup mendorong atau mengajak orang lain untuk berbuat sesuatu yang berdasarkan penerimaan oleh kelompoknya, dan memiliki keahlian khusus yang tepat bagi situasi yang khusus.

Moejiono (2002) memandang bahwa leadership tersebut sebenarnya sebagai akibat pengaruh satu arah, karena pemimpin mungkin memiliki kualitas-kualitas tertentu yang membedakan dirinya dengan pengikutnya. Para ahli teori sukarela (compliance induction theorist) cenderung memandang leadership sebagai pemaksaan atau pendesakan pengaruh secara tidak langsung dan sebagai sarana untuk membentuk kelompok sesuai dengan keinginan pemimpin (Moejiono, 2002).

Dari beberapa definisi diatas dapat disimpulkan bahwa kepemimpnan merupakan kemampuan mempengaruhi orang lain, bawahan atau kelompok, kemampuan mengarahkan tingkah laku bawahan atau kelompok, memiliki kemampuan atau keahlian khusus dalam bidang yang diinginkan oleh kelompoknya, untuk mencapai tujuan organisasi atau kelompok.

B.   Perencanaan Penetapan Manajemen

I.                   Dalam manajemen, Perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain—pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan—tak akan dapat berjalan. Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya, setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.

II.                Langkah-langkah Dalam Penyususnn Perencanaan Dalam Manajemen

Proses perencanaan terdiri dari 5 tahap :

1. Penetapan Tujuan Organisasi

Penetapan tujuan awal organisasi merupakan bagian awal dari proses penyusunan perencanaan. Tujuan organisasi ibarat kompas ayang dijadikan arah abgi keputusan dan aktivitas organisasi. Perumusan tujuan harus dibuat sejelas mungkin dan sedapat mungkin bersifat kuantitatif. Sedangkan perumusan tujuan yang bersifat kualitatif  memiliki kecenderungan dalam salah tafsir dari berbagai pihak atau dapat menimbulkan salah persepsi sehingga memberi kesan adanya pelonggaran di dalam pencapaian tujuan organisasi. Tanpa perumusan tujuan organisasi yang tegas dan jelas maka organisasi akan menghamburkan sumber daya secara berlebihan. Mengenal priorotas akan kekhasan tujuan organisasi akan membuat manajemen dapat menggunakan sumber daya secara efektif dan efisien. Perumusan organisasi snagat penting baik bagi perusahaan besar maupun perusahaan kecil. Perumusan tujuan organisasi merupakan prioritas pertama atau kedua, dikarenakan penetapan tujuan organisai merupakan langkah pertama yang sangat esensial didalam perencanaan, maka pemimpin/manajer harus dapat membuat perencanaan yang efektif dan efisien. Kegagalam atau tidak merumuskan tujaun organisasi disebabkan :

·         Keengganan menetapkan alternatif tujuan. Seringkali pemimpin/manajer dihdapkan kepada berbagai keukaran mengakui kenyataan bahwa tidak semua hal dapat dicapainya, akibatnya pemimpin/manajer enggan membuat komitmen organisasi kepada satu tujuan jika tidak tercapai maka pemimpin/manajer dihadapkan kepada penilaian tidak berhasil

·         Takut gagal. Pemimpin/manajer yang menetapkan satu tujuan umumnya takut tidak mencapainya (gagal) dan oleh karena itu pemimpin/manajer sering merumuskan banyak tujuan yang akan dicapai. Meskipun ada menajer bertipe berani menghadapi resiko akan tetapi umumnya resiko sering kali dihindari sedapat mungkin

·         Kekurangan pengetahuan tentang organisasi. Pemimpin/manajer akan menetapkan tujuan organisasi yang tepat, jika pemimpin/manajer tidak mempunyai pengetahuan yang luas tentang organisasi dan unit-unitnya. Setiap bagian (unit) mempunyai keterkaitan yang luas dengan tujuan organisasi secara keseluruhan. Pemimpin/manajer harus mengetahui berbagai karakteristik unit dan organisasi secara keseluruhan agar dengan mudah dapat mengarahkan dan mengelola sarana dan prasarana secara efktif dan efisien

·         Kekurangan pengetahuan akan lingkungan. Pemimpin/manajer disamping mengetahui lingkungan internal organisasi juga harus emngenal lingkungan eksternal organisasi. Tanpa mengenal lingkungan eksternal organisasi, maka manajemen organisasi akan berjalan secara acak (tak terarah) dan akan mudah terhempas oelh lingkungan eksternal yang mengitarinya. Lingkungan eksternal di dunia organisasi meliputi pesaing, pemasok, sponsor, target sasaran, lembaga pemerintah, masyarakat luas dan lain sebagainya.

Kurang percaya diri.  Untuk mempunyai kemantapan terhadap tujuan organisasi, maka pemimpin/manajer dan orang-orangnya harus mempunyai kepercayaan diri yang kuat (self confidence) bahwa ia mampu mencapai tujuan yang telah di tetapkan. Jika manajer mempunyai kepercayaan diri yang lemah maka akan senantiasa ragu di dalam melaksanakan tugasnya.

2. Mendefinisikan Situasi Sekarang (Berjalan)

Seberapa jauh suatu organisasi gagal mencapai tujuan jangka pendeknya atau berhasil mencapainya dan berbagai faktor apa yang berpengaruh ? pertanyaan ini tentunya sangat terkait dengan situasi sekarang atau situasi sedang berjalan. Pemimpin/manajer harus menyadari bahwa situasi dan keadaan sekarang sangat dipengaruhi oleh situasi dan kondisi sebelumnya dan posisi sekarang sangan dipengaruhi akan mempengaruhi situasi dan kondisi yang akan datang. Oleh karena itu mengenal situasi dan kondisi sekarang sangat penting artinya bagi seorang pemimpin/manajer dan dari data masa lalu sampai pada posisi sekarang merupakan petunjuk atau sinyal seberapa jauh perencanaan yang telah dilakukan telah berjalan efektif dan efisien. Berdasarkan pengalaman di dalam menyususn perencanaan untuk masa yang akan datang.

3. Mengenal Dukungan dan Kendala

Setiap penyususn rencana sebaiknya mengenal apa saja yang akan mendukung perencanaan yang disusum dan kendala apa saja yang merintanginya. Dengan mengenal dukungan dan kendala maka pemimpin/manajer akan dapat mengantisipasi sedini mungkin tentang berbagai hal yang akan terjadi dari kemungkinan yang terjelek (terburuk) sampai kepada kemungkinan terbaik. Sebaiknya pemimpin/manajer lebih memusatkan perhatiannya kepada berbgai kemungkinan terjelek dari pada memusatkan kepada kemungkinan terbaik. Memahami berbagai kemungkinan terjelek akan menyadarkan pemimpin/manajer untuk bertindak hati-hati, sedangkan memperhatikan kemungkinan terbaik akan memotivasi pemimpin/manajer di dalam melaksanakan tugasnya. Segala kemungkinan terjelek dan terbaik harus dapat dicantumkan di dalam penyusunan perencanaan. Pemimpin/manajer dapat menggunakan pendekatan terendah dan tertinggi (high and lawa point method) atau menggunakan teerjelek dan terbaik (the worts and the best method).

4. Mengembangkan Premis Peerencanaan

Yang dimaksud premis disini adalah asumsi tentang lingkungan dimana organisasi itu berada. Lingkungan organisasi yang sedang berubah akan sangat mempengaruhi aktivitas organisasi, memaksa adaptasi operasi berjalan dan perlu peninjauan tentang segala tatanan yang ada dalam organisasi. Pemimpin/manajer yang ahli akan senantiasa berusaha memanfaatkan sumber informasi yang tersedia guna mengantisipasi dan merencanakan metode yang tepat untuk disesuaikan dengan segala kemungkinan yang akan terjadi. Oleh karena itu, sebelum pemimpin/manajer menyusun rencana sebaiknya pemimpin/manajer telah membuat peramalan yang terkait dengan rencana yang akan di susun. Peramalan akan sangat membantu pemimpin/manajer di dalam menyusun rencana sebab peramalan akan memberikan sinyal dini bagi manajer.

5. Mengembangkan Metode Pegawasan Operasi Rencana

Meskipun perencanaan berlum dilaksanakan  akan tetapi sebaiknya metode pengawasan yang akan dilakukan telah ditetapkan terlebih dahulu. Didalam metode pengaawasan  telah dperhitungkan berbagai permasalahan dan kendala di lapangan serta berbagai cara  menanggulanginya, jka metode pengawasan  tidak dipersiapkan terlebih dahulu  maka terjadi permasalahan atau kendala di lapangan maka metode pegawasannya cenderung kurang sistematis  dan cenderung bersifat acak. Pengawasan melibatkan analisis berkelanjutan dan pengukuran operasi aktual terhadap standar yang dikembangkan dan di rumuskan di dalam proses perencanaan.

III.           Manfaat Perencanaan

a.     Standar pelaksanaan dan pengawasan.

b.     Pemilihan berbagai alternative terbaik.

c.      Penyusunan skala prioritas, baik sasaran maupun kegiatan.

d.     Menghemat pemanfaatan sumber daya organisasi.

e.      Membantu manajer menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan.

f.       Alat memudahkan dalam berkoordinasi dengan pihak terkait, dan,.

g.     Alat meminimalkan pekerjaan yang tidak pasti.

h.     Mengarah pada tindakan yang bertujuan.

i.       Menghindari kesalahan atau risiko.

j.       Memungkinkan pendelegasian tugas (kekuasaan).

k.     Memungkinkan koordinasi.

l.       Metode yang digunakan bisa lebih baik.

m.  Bisa berhemat atau ekonomis dana.

n.     Bisa menghemat tenaga manajemen.

o.     Sebagai dasar untuk pengendalian.

IV.            JENIS PERENCANAAN DALAM ORGANISASI :

Melihat tingkat hirarkis, ada tiga jenis perencanaan: perencanaan strategis, taktis dan operasional.

1.      Perencanaan Strategis
Perencanaan strategis dianggap oleh organisasi secara keseluruhan dan dihasilkan oleh tingkat hirarki yang lebih tinggi dari sebuah organisasi. Berkaitan dengan tujuan jangka panjang dan strategi dan tindakan untuk mencapainya.
Perencanaan ini merupakan proses dimana eksekutif / top manajer meramal arah jangka panjang dari suatu entitas dengan menetapkan target spesifik pada kinerja, dengan mempertimbangkan kondisi internal dan eksternal untuk melakukan tindakan perencanaan yang dipilih.
Hal ini biasanya dilakukan dalam organisasi pada tingkat manajerial, atau tingkat tertinggi perintah, yang dilakukan dengan cara taktik dan prosedur yang digunakan untuk mencapai tujuan tertentu atau diberikan perencanaan jangka panjang lebih dari 5 tahun.
Perencanaan strategis juga merupakan suatu hal untuk merencanakan strategi dalam segala hal, atau dalam kehidupan sehari-hari setiap orang.

2.      Perencanaan Taktis / Taktik
Pada tingkat kedua dari perencanaan, taktis, kinerja berada dalam setiap area fungsional bisnis, termasuk sumber daya tertentu. Perkembangannya terjadi oleh tingkat organisasi menengah, bertujuan untuk efisiensi penggunaan sumber daya yang tersedia untuk jangka menengah proyeksi. Dalam perusahaan besar dengan mudah mengidentifikasi tingkat perencanaan, yang diberikan oleh setiap kepala bagian.

Bagian taktis merupakan proses yang berkelanjutan, yang bertujuan dalam waktu dekat, merampingkan pengambilan keputusan dan menentukan tindakan. Bagian Ini dilakukan secara sistemik karena merupakan totalitas yang dibentuk oleh sistem dan subsistem, seperti yang terlihat dari sudut pandang sistemik. Apakah iteratif, dan proyek mana yang harus fleksibel dan menerima penyesuaian dan koreksi. Teknik ini memungkinkan pengukuran siklus dan evaluasi sebagai dijalankan yang secara dinamis dan interaktif dilakukan dengan orang lain, dan merupakan teknik yang mengkoordinasikan berbagai kegiatan untuk mencapai tujuan yang diinginkan dari efisiensi.

3.      Perencanaan Operasional
Ketidakpastian yang disebabkan oleh tekanan dan pengaruh lingkungan harus berasimilasi pada pertengahan atau taktik yang harus mengkonversi dan menafsirkan keputusan strategis, tingkat tertinggi, ke dalam rencana konkrit di tengah dan membuat rencana yang akan dilakukan dan, pada gilirannya, dibagi lagi menjadi rencana operasional dan rincian yang akan dijalankan pada tingkat operasional.

Karena jadwal pada tingkat operasional sesuai dengan set bagian homogen dari perencanaan taktis, yaitu, mengidentifikasi prosedur spesifik dan proses yang diperlukan di tingkat bawah organisasi, menyajikan rencana aksi atau rencana operasional. Hal ini dihasilkan oleh tingkat organisasi yang lebih rendah, dengan fokus pada kegiatan rutin perusahaan, oleh karena itu, rencana dikembangkan untuk waktu yang singkat.

Perencanaan Operasional ini dilakukan pada karyawan di tingkat terendah dari organisasi. Membuat perencanaan kecil sebuah organisasi dan merinci bagaimana tujuan akan dicapai. Bahkan, semua titik dasar perencanaan terjadi di tingkat operasional, yang sangat mempengaruhi dan menentukan, bersama dengan, hasil taktik.

Termasuk tugas-tugas operasional dan skema operasi yang benar dan efisien dalam menjalani sistem pendekatan reduksionis proses khas ditutup. Hal ini dilakukan berdasarkan proses diprogram dan teknik komputasi. Ini mengubah ide menjadi kenyataan, atau mengeksekusi tujuan dari suatu tindakan melalui berbagai rute, jangka pendek pekerjaan umumnya kurang dari 1 tahun.

4.      Perencanaan Normatif
Mengacu pada penciptaan standar, kebijakan serta peraturan yang ditetapkan untuk operasi organisasi. Hal ini bergantung pada pembentukan standar, metodologi dan metode untuk berfungsinya kegiatan yang direncanakan.

Standar-standar tentang pendirian aturan dan / atau undang-undang dan / atau kebijakan dalam setiap kelompok atau organisasi, terutama untuk menjaga pengendalian, pemantauan dan pengembangan perencanaan dan pengembangan standar dan kebijakan. Perencanaan berhubungan erat dengan desain struktur organisasi. Ini berlaku di daerah yang sangat spesifik, yang umumnya adalah mereka yang mengawasi dan menentukan aspek pada tingkat lainnya tidak dapat dipisahkan.

C.   Pengorganisasian Struktur Manajemen

I.    Pengertian Struktur Organisasi

Pengertian organisasi

Organisasi adalah sekelompok orang (dua atau lebih) yang secara formal dipersatukan dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Pengertian Dari Struktur Organisasi

Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan yang di harapakan dan di inginkan. Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan wewenang siapa melapor kepada siapa, jadi ada satu pertanggung jawaban apa yang akan di kerjakan.

Pengertian Pengorganisasian.

Pengorganisasian adalah merupakan fungsi kedua dalam Manajemen dan pengorganisasian didefinisikan sebagai proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya. Dengan demikian hasil pengorganisasian adalah struktur organisasi.

II.          Contoh Struktur organisasi dalam satu Perusahaan.

Salah satu contoh perusahaan organisasi lini yaitu Mc donalds Indonesia corporations adalah salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang makanan (fastfood) yang terkenal. Hadir di Indonesia pada tahun 1991 dan merupakan negara ke 70 dari Mc donalds seluruh dunia. H. Bambang N. Rahcmadi Msc MBA adalah warga negara indonesia pertama yang berhasil mendapatkan hak master franchise Mc donalds corporation dengan mengalahkan 13.000 pesaing. 

Visi dan misi restaurant tersebut adalah be the world's quick service restaurant experience (menjadi restaurant cepat saji yang berpengalaman, paling cepat melayani dan terbaik diseluruh dunia). Untuk mencapai tujuan tersebut dibuatlah suatu sistem yang mampu menyediakan jasa makanan dengan lebih dari 50.000 restaurant. Brand Mc donalds menyentuh siapa saja, kapan saja, dimana saja saat kita melakukan bisnis sekalipun. Restaurant dimana membuat setiap pelanggan tersenyum dan merasa spesial. Makanan yang paling baik dikelasnya dengan penyajian yang baik dan menu makanan yang beragam. Organisasi yang memiliki hubungan kerja yang baik dan kuat antara pemilik, pemasok barang dan perusahaan.

Membicarakan organisasi, Mc donalds menggunakan struktur organisasi lini atau garis. Dengan menggunakan struktur organisasi ini maka perintah mengalir dari Store Manager turun ke First Asistant Manager turun ke Second Asistant Manager turun ke Junior Manager turun ke Trainee Manager turun ke Crew Leader dan lini paling bawah adalah Crew. Di luar lini tersebut juga terdapat STAR, TopCat  dan VIP yang bertanggung jawab penuh pada Store Manager. Store Manager selanjutnya bertanggung jawab kepada Operation Consultant. Operation Consultant akan bertanggung jawab kepada Operation Manager dan Operation Manager akan bertanggung jawab kepada Head Office Jakarta.

III.           Pengorganisasian Sebagai Fungsi  Manajemen

PENGORGANISASIAN merupakan fungsi dari manajemen, yang merupakan proses dalam mengatur manusia, tugas, wewenang dan tanggung jawab dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.  FUNGSINYA PENGORGANISASIAN :1. Mengatur orang - orang. 2. Mengatur kegiatan dalam perusahaan. 3. Mengadakan pembagian kerja. ( uraian tugas ). 4. Menempatkan orang – orang dalam departemen. 5. Menetapkan batasan – batasan wewenang. 1.    Organisasi Formal

Organisasi formal ialah suatu organisasi yang memiliki struktur yang jelas, pembagian tugas yang jelas, serta tujuan yang ditetapkan secara jelas. Atau organisasi yang memiliki struktur (bagan yang menggambarkan hubungan-hubungan kerja, kekuasaan, wewenang dan tanggung jawab antara pejabat dalam suatu organisasi). Atau organisasi yang dengan sengaja direncanakan dan strukturnya secara jelas disusun. Organisasi formal harus memiliki tujuan atau sasaran. Tujuan ini merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi struktur organisasi yang akan dibuat.

Struktur organisasi (desain organisasi) dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi, atau pun orang-orang yang menunjukan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam organisasi. Struktur ini mengandung unsur-unsur spesialis kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan besaran (ukuran) satuan kerja.

Unsur dan Tiang Dasar Organisasi Formal

Ada 3 Unsur pokok organisasi formal, yaitu :

1.    Sistem kegiatan terkoordinasi

2.    Kelompok orang

3.    Kerjasama mencapai tujuan

Tiang dasar teori organisasi formal:

1.      Pembagian kerja

2.      Proses skalar (hirarki) dan fungsional (horizontal)

3.      Struktur

4.      Rentang kendali

Ciri-Ciri Organisasi Formal

1.      Suatu organisasi terdiri dari hubungan-hubungan yang ditetapkan antara jabatan-jabatan. Blok-blok bangunan dasar dari organisasi formal adalah jabatan-jabatan.

2.      Tujuan atau rencana organisasi terbagi kedalam tugas-tugas; tugas-tugas organisasi disalurkan  di antara berbagai jabatan sebagai kewajiban resmi

3.      Kewenangan untuk melaksanakan kewajiban diberikan kepada jabatan. Yakni, satu-satunya saat bahwa seseorang diberi kewenangan untuk melakukan tugas-tugas jabatan adalah ketika ia secara sah menduduki jabatannya.

4.      Garis-garis kewenangan dan jabatan diatur menurut suatu tatanan hierarkis. Hierarkinya mengambil bentuk umum suatu piramida, yang menunjukkan setiap pegawai bertanggung jawab kepada atasannya atas keputusan-keputusan bawahannya serta keputusan-keputusannya sendiri.

5.      Suatu sistem aturan dan regulasi yang umum tetapi tegas, yang ditetapkan secara formal, mengatur tindakan-tindakan dan fungsi-fungsi jabatan dalam organisasi.

6.      Proesedur dalam organisasi bersifat formal dan impersonal – yakni, peraturan-peraturan organisasi berlaku bagi setiap orang. Jabatan diharapkan memiliki orientasi yang impersonal dalam hubungan mereka dengan langganan dan pejabat lainnya.

7.      Suatu sikap dan prosedur untuk menerapkan suatu sistem disiplin merupakan bagian dari organisasi.

8.      Anggota organisasi harus memisahkan kehidupan pribadi dan kehidupan organisasi.

9.      Pegawai dipilih untuk bekerja dalam organisasi berdasarkan kualifikasi teknis, alih-alih koneksi politis, koneksi keluarga, atau koneksi lainnya.

10.  Meskipun pekerjaan dalam birokrasi berdasarkan kecakapan teknis, kenaikan jabatan dilakukan berdasarkan senioritas dan prestasi kerja.

Ciri-ciri suatu organisasi formal berkaitan dengan suatu fenomena yang disebut komunikasi jabatan. Hubungan dibentuk antara jabatan-jabatan, bukan antara orang-orang. Keseluruhan organisasi terdiri dari jaringan jabatan.

Ada pun faktor-faktor utama yang menentukan perancangan struktur organisasi formal adalah sebagai berikut :

1.      Strategi organisasi untuk mencapai tujuannya

Strategi menjelaskan bagaimana aliran wewenang dan saluran komunikasi dapat disusun diantara para pimpinan dan bawahan. Menurut Chandler, pengubahan strategi mengakibatkan perubahan desain organisasional. Peningkatan kompleksitas menyebabkan struktur tersentralisasi menjadi tidak efisien. Perusahaan-perusahaan harus mengubah strukturnya menjadi struktur yang desentralisasi.

2.      Lingkungan yang melingkupinya

Dalam hal ini perlu dibedakan tiga tipe lingkungan sebagai berikut :

·         Lingkungan stabil, yaitu lingkungan dengan sedikit atau tanpa perubahan yang tidak diperkirakan atau secara tiba-tiba.

·         Lingkungan berubah (changing environment), yaitu lingkungan di mana inovasi (perubahan) mungkin terjadi dalam setiap atau seluruh bidang.

·         Lingkungan bergejolak (turbulent environment), yaitu lingkungan di mana sering terjadi perubahan secara drastis.

3.      Teknologi yang digunakan

Perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi barang- barang atau jasa akan membedakan struktur organisasi. Semakin kompleks teknologi, semakin besar jumlah manajer dan tingkatan manajemen. Perusahaan yang ingin sukses harus memiliki struktur yang sesuai dengan tingkat teknologinya.

4.      Ukuran organisasi.

Besarnya organisasi secara keseluruhan maupun satuan kerjanya yang sangat mempengaruhi struktur organisasi.Semakin besar ukuran organisasi, struktur organisasi akan semakin kompleks dan harus dipilih struktur yang tepat.

5.      Anggota (pegawai/karyawan) dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi.

Kemampuan dan cara berpikir para anggota, serta kebutuhan mereka untuk bekerja sama harus diperhatikan dalam merancang struktur organisasi. Kebutuhan manajer dalam pembuatan keputusan juga akan mempengaruhi saluran komunikasi, wewenang dan hubungan diantara satuan kerja pada rancangan struktur organisasi. Para manajer organisasi, terutama para manajer puncak, akan mempengaruhi pemilihan strategi, dan pemilihan strategi ini akan mempengaruhi tipe struktur yang digunakan dalam organisasi.

Model- model struktur organisasi Formal

1.      Model tradisional

·         Dirancang terutama untuk lingkungan yang stabil dan pengubahan yang terjadi di dalamnya dapat diperkirakan.

·         Cenderung tidak efisien dalam lingkungan yang sangat bergejolak.

Pada model ini terdapat beberapa tingkatan yaitu :

·         Manajemen Puncak, pelaksananya adalah Direktur Pelaksana dan Manajer Umum.

·         Manajemen Menengah, pelaksananya adalah Manajer Departemen Fungsional/ Divisi dan Kepala Bagian.

·         Manajemen Lini pertama, pelaksananya adalah penyelia/ Supervisor/ Mandor/ Kepala Tukang dan Pengawas Tingkat pertama.

·         Karyawan Operasional.

2.      Model hubungan manusiawi

Dalam model ini juga diterima konsep speialisasi, rutinitas, dan pemisahan perencanaan dari pelaksanaan sebagai ciri utama organisasi yang efektif. Model ini secara eksplisit mengakui bahwa orang tidaklah selalu bertindak persis segaris dengan posisi menurut struktur formalnya. Hal ini mengandung perhatian manajemen akan adanya ”struktur informal” yang ada di seluruh elemen-elemen organisasi. Model hubungan manusiawi lebih mengusulkan bermacam-macam penyesuaian, teknik-teknik, dan perilaku-perilaku struktur offline:

a.     Kepemimpinannya dapat mengurangi friksi- friksi di antara orang-orang dan jabatan – jabatan mereka dalam organisasi, serta menghubungkan kerja sama yang baik antar para anggota organisasi.

b.     Menyarankan manajer memanfaatkan organisasi informal dalam departemennya.

c.      Ditunjukkan sejumlah teknik atau program yang biasanya di bawah yurisdiksi kewenangan departemen personalia.

3.      Model sumber daya manusia

Implikasi model sumber daya manusia pada struktur organisasi, walaupun abstrak adalah jelas. Model ini berpendapat bahwa pada hakekatnya manusia mempunyai kemampuan untuk mempelajari pengarahan dan pengendalian diri lebih kreatif dari pada pekerjaannya sekarang, dan bahwa tugas manajer adalah menciptakan suatu lingkungan di mana mereka dapat meningkatkan sumbangan kapasitasnya pada organisasi.

Konsep model sumber daya manusia mencoba memaksimumkan fleksibilitas baik di dalam maupun di antara posisi – posisi yang berinteraksi. Hal tersebut mengharuskan anggota – anggota organisasi mempunyai hal – hal sebagai berikut :

a.     Suatu tujuan tingkat operasional yang telah disetujui bersama

b.     Jalur untuk memperoleh sumber informasi vertikal dan horisontal yang relevan

c.      Kemampuan untuk memberikan tanggapan terhadap informasi dengan

d.     Keputusan dan perilaku yang mengarahkan pencapaian tujuan dengan efisien.

Adapun mengenai tujuan organisasi model sumber daya manusia ditetapkan bersama oleh manajer dan bawahannya, sehingga tujuan bersama tersebut jelas merubah hubungan atasan dan bawahan yang diatur oleh model tradisional dan hubungan manusiawi.

Unsur – unsur struktur organisasi

1.    Spesialisasi kegiatan

2.    Standarisasi kegiatan

3.    Koordinasi kegiatan

4.    Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan

5.    Ukuran satuan kerja

Dimensi- dimensi dasar struktur organisasi formal

1.      Pembagian kerja

·         Relatif dapat menurunkan keterlibatan kerja, maupun kerja karyawan

·         Menimbulkan kebosanan karena pekerjaan menjadi monoton

·         Mengakibatkan tingkat komitmen karyawan lebih rendah dan kehilangan motivasi.

·         Dapat mempengaruhi tingkat prestasi organisasi. 

2.      Wewenang

Hak melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan sesuatu.

3.      Kekuasaan

Kemampuan untuk melakukan hak yang terjadi dalam wewenang

4.      Tanggung jawab

Kewajiban untuk melakukan sesuatu, dalam hal ini adalah kewajiban seseorang untuk melaksanakan tugas atau fungsi organisasi atau kewajiban seorang bawahan yang diberi tugas atasannya untuk melakukan sesuatu yang diinginkan atasan tersebut. 

5.      Rentang kendali

Berapa orang jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer.

6.      Struktur tall

·         Mempunyai rentang kendali sedikit / sempit

·         Hanya sedikit jumlah karyawan yang berada di bawah kendali seorang atasan sehingga memungkinkan pengawasan dan disiplin yang ketat.

·         Diterapkan dalam struktur klasik

7.      Struktur flat

Mempunyai rentang kendali melebar / banyak dalam hal rentang kendali dan tingkatan manajemen.

8.      Hubungan lini dan staff

9.      Komunikasi dalam organisasi   

10.  Sentralisasi dan desentralisasi

Sentralisasi wewenang terjadi bila wewenang dipegang atau dipusatkan pada seseorang atau beberapa orang. Desentralisasi wewenang terjadi bila wewenang didelegasikan atau dilimpahkan meluas dalam suatu organisasi.

11.  Rantai wewenang scalar

Berhubungan dengan jumlah tingkatan dalam suatu organisasi dan secara otomatis ada kapan saja seorang individu dijadikan bawahan pada seorang atasan. Untuk membedakan tingkatan wewenang dalam organisasi adalah semakin tinggi tingkatan semakin besar wewenang.

12.  Kesatuan perintah

Bertujuan untuk memudahkan koordinasi.

Organisasi informal

Organisasi Informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari. Keanggotaan pada organisasi-organisasi informal dapat dicapai baik secara sadar maupun tidak sadar, dan kerap kali sulit untuk menentukan waktu eksak seseorang menjadi anggota organisasi tersebut. Sifat eksak hubungan antar anggota dan bahkan tujuan organisasi yang bersangkutan tidak terspesifikasi. Contoh organisasi informal adalah pertemuan tidak resmi seperti makan malam bersama. Organisasi informal dapat dialihkan menjadi organisasi formal apabila hubungan didalamnya dan kegiatan yang dilakukan terstruktur dan terumuskan. Selain itu, organisasi juga dibedakan menjadi organisasi primer dan organisasi sekunder menurut Hicks:

Organisasi Primer, organisasi semacam ini menuntut keterlibatan secara lengkap, pribadi dan emosional anggotanya. Mereka berlandaskan ekspektasi rimbal balik dan bukan pada kewajiban yang dirumuskan dengan eksak. Contoh dari organisasi semacam ini adalah keluarga-keluarga tertentu.

Organisasi Sekunder, organisasi sekunder memuat hubungan yang bersifat intelektual, rasional, dan kontraktual. Organisasi seperti ini tidak bertujuan memberikan kepuasan batiniyah, tapi mereka memiliki anggota karena dapat menyediakan alat-alat berupa gaji ataupun imbalan kepada anggotanya. Sebagai contoh organisasi ini adalah kontrak kerjasama antara majikan dengan calon karyawannya dimana harus saling setuju mengenai seberapa besar pembayaran gajinya.

Organisasi Informal memiliki ciri-ciri :

Lepas

Fleksibel

Tidak terumuskan

Spontan

Keanggotaan pada organisasi-organisasi informal dapat dicapai baik secara sadar, maupun tidak sadar. Kerapkali sulit untuk menentukan waktu eksak seseorang menjadi anggota organisasi tersebut. Sifat eksak hubungan-hubungan antara para anggota, bahkan tujuan-tujuan organisasi yang bersangkutan tidak terspesifikasi. Contoh Organisasi Informal :

1.      Arisan ibu-ibu

2.      Orang-orang di kendaraan umum

3.      Sekumpulan penonton yang menyaksikan sepak bola.

IV.            Manfaat & Kerugian Struktur Fungisional & Divisional

Struktur organisasi dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan dan pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi atau orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam organisasi. Struktur ini mengandung unsure-unsur spesialis kerja, standarlisasi, koordinasi, sentralisasi  atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan atau besaran satuan kerja

1.   Struktur Fungsional, yaitu struktur organisasi yang terdiri dari orang-orang dengan keterampilan yang sama dan melakukan tugas-tugas serupa yang kemuadian dikelompokkan bersama menjadi beberapa unit kerja. Anggota-anggotanya bekerja di bidang fungsional sesuai dengan keahlian mereka. Jenis struktur organisasi seperti ini tidak terbatas pada bisnis saja. Jenis struktur seperti ini juga dapat bekerja dengan baik untuk organisasi kecil yang memproduksi beberapa produk atau jasa.

Contoh perusahaan yang menggunakan struktur fungsional, yaitu:

PT Jasa Putra Indonesia,

perusahaan ini bergerak dalam bidang jasa yaitu asuransi jiwa.Yang mana perusahaan ini didirikan dan menggunakan struktur organisasi fungsional, Sehingga perusahaan ini sudah sangat tersusun dengan rapi pembagian tugasnya, yang mempermudah dalam mengontrol pekerjaan para bawahan.

Manfaat Struktur Fungisional

- Mempergunaka sumberdaya khusus secara efisien,

-  Supervisi dapat dilakukan lebihh mudah

-  Mengembangkan keahliann fungsional,

      - Mudah memobilisasi ketrampilan khusus,

-  Memelihara kendali terpusat atas keputusan strategis,

       _Berkaitan erat dengan strategi melalui kegiatan kunci sebagai unit terpisah.

Kerugian Struktur Fungisional

- Respon organisasi terhadap perubahan kondisi lingkungan lambat

- Koordinasi antar bagian atau fungsi tidak terlalu baik

- Inovasi terbatas

- Pandangan terhadap sasaran agak terbatas, anggota organisasi cenderung hanya memperhatikan

- Sulit untuk menentukan mana yang harus bertanggungjawab

- Sulit untuk menilai prestasi kerja

- Mengandung potensi yang kuat untuk terjadinya konflik antarfungsi

2. Struktur Divisional, stuktur organisasi yang dikelompokkan berdasarkan pada produk yang sama, proses yang sama, kelompok orang yang melayani pelanggan yang sama, dan atau berlokasi di daerah yang sama di suatu wilayah geografis.

Secara umum dalam struktur organisasi seperti ini biasanya bersifat kompleks, dan menghindari masalah yang terkait dengan struktur fungsional.

Contoh perusahaan yang menggunakan struktur divisional, yaitu:

Wal-Mart Stores, Inc , yang merupakan perusahaan Amerika Serikat yang mengoperasikan jaringandepartment store. Menurut Fortune Global 500 2008, Wal-Mart adalah perusahaan publik terbesar di dunia berdasarkan pendapatan. Perusahaan ini menggunakan struktur divisional dimana ketika mengembangkan berbagai produk baru dalam industri dan pasar yang berbeda, biasanya perusahaan mengubah strukturnya menjadi  struktur organisasi yang terdiri dari beberapa  divisi. Tiap-tiap divisi dapat beroperasi sendiri-sendiri dibawah pengarahan seorang manajer divisi yang bertanggungjawab langsung kepada CEO. Dalam struktur organisasi divisional, manajer divisi dapat mengembangkan strategi untuk masing-masing divisinya dan mungkin saja mereka menghadapi persaingan yang berbeda dengan divisi lainnya sehingga strategi yang ditempuh mungkin juga berbeda dengan divisi lainnya.

Manfaat Struktur Divisional

- Perkerjaan keseluruhan lebih mudah dikoordinasikan prestasi kerja tinggi dapat dipertahankan,

- Keputusan lebih cepat,

- Lebih mudah untuk menilai prestasi kerja,

- Pengembangan dan strategi dekat dengan lingkungan,

- Memberikan landasan pelatihan bagi para majer strategis

- Lebih terfokus pada produk, pasar dan tanggapan cepat terhadap perubahan,

- Spesialisasi fungsional masih terpelihara pada masing-masaing divisi.

Kerugian Struktur Divisional

Struktur divisional , perusahaan yang berada pada struktur ini adalah perusahaan yang terdiri dari perusahaan induk dan beberapa perusahaan anak. Dimana hal ini akan menambah biaya baik itu dari produksi ataupun transportasi kalau misalnya perusahaan bergerak dalam bidang dagang. Dan dibangdingkan dengan struktur fungsional , struktur divisional lebih besar dan sangat rumit.

Kerugian dari struktur divisional adalah :

•            Menambah biaya karena adanya duplikasi karyawan, operasi, dan investasi

      •          Kompetisi disfungsional antardivisi bisa mengurangi kinerja perusahaan secara keseluruhan

•          Kesulitan dalam mempertahankan citra perusahaan

      •          Terlalu menekankan pada kinerja jangka pendek

Itulah yang menjadi kelemahan dan masalah pada umumnya perusahaan yang menggunakan struktur divisional , secara umum permasalahan tersebut bisa teratasi apabila setipa manajer yang ditempatkan ditiap divisi sesuai dengan kemampuan dan keahliannya dibidang tersebut, sehingga dapat mengatur para staff dan bawahannya dengan baik, dengan hal tersebut perusahaan agar berjalan dengan baik sesuai dengan keinginan perusahaan.

Struktur Fungisional jenis struktur organisasi ini mengelompokkan orang berdasarkan fungsi yang mereka lakukan dalam kehidupan profesional atau menurut fungsi yang dilakukan dalam organisasi. Bagan organisasi untuk organisasi berbasis fungsional terdiri dari Vice President, Sales department, Customer Service Department, Engineering atau departemen produksi, departemen Akunting dan Administratif .

·         Dalam struktur fungsional pekerjaan terbagi kedalam sub-unit berbasis kepada fungsi seperti produksi, finansial dan pemasaran.

·         Struktur fungsional memungkinkan perusahaan mendapat manfaat dari para spesialis dan berhadapan dengan produksi yang kompleks atau permasalahan pelayanan distribusi dengan lebih efisien dari yang mungkin dilakukan oleh orang yang menjalankan tugas yang tidak memiliki spesialisasi.

·         Struktur fungsional memadai sepanjang manajemen puncak mau menginvestasikan energi untuk mengkoordinasikan banyak aktivitas.

·         Bentuk channel vertikal yang panjang untuk komunikasi dan otoritas cenderung membuat perusahaan tidak fleksibel untuk menghadapi  lingkungan yang terus berubah, tetapi sangat berhasil jika tidak memerlukan proses adaptasi dan menempatkan prediksi sebagai kegiatan penting.

            Struktur Divisional. Ini adalah jenis struktur yang berdasarkan divisi yang berbeda dalam organisasi. Struktur-struktur ini dibagi ke dalam:
1. Struktur produk – struktur sebuah produk berdasarkan pada pengelolaan karyawan dan kerja yang berdasarkan jenis produk yang berbeda. Jika perusahaan memproduksi tiga jenis produk yang berbeda, mereka akan memiliki tiga divisi yang berbeda untuk produk tersebut .
2. Struktur pasar – struktur pasar digunakan untuk mengelompokkan karyawan berdasarkan pasar tertentu yang dituju oleh perusahaan. Sebuah perusahaan bisa memiliki 3 pangsa pasar yang digunakan dan berdasarkan struktur ini, maka akan membedakan divisi dalam struktur.
3. Struktur geografis – organisasi besar memiliki kantor di tempat yang berbeda, misalnya ada zona utara, zona selatan, barat, dan timur. Struktur organisasi mengikuti struktur zona wilayah.

·         Jika korporasi diorganisir berbasis divisi, akan memerlukan lapisan manajemen ekstra (kepala divisi) antara manajemen puncak dan para manajer fungsional. Fungsi baku kemudian didesain sekitar produk, pelanggan atau teritori.

·         Inovasi akhir-akhir ini mengenai ini adalah digunakannya SBUs atau Strategic Business Units. Kelompok-kelompok organisasi yang terdiri dari segmen produk-pasar yang terpisah dan independen diidentifikasi dan diberikan tanggung jawab besar dan otoritas untuk mengelola wilayah fungsinya.

·         Struktur divisional memadai untuk perusahaan yang memiliki banyak produk yang melayani banyak segmen pasar. Sistem ini memberikan fleksibilitas kepada perusahaan yang diperlukan untuk menghadapi lingkungan yang kompleks dan terus berubah. Namun demikian ini berpotensi tidak efisien jika terdapat banyak duplikasi dari peralatan dan pegawai pendukungnya. Lebih lanjut, satu divisi dapat beroperasi pada kapasitas berlebih sedangkan divisi lainnya banyak fasilitas dan pegawainya yang idle. 

Sumber:
http://karodalnet.blogspot.com/2013/02/pengertian-manajemen-menurut-para-ahli.html
http://www.slideshare.net/ChristianYLokas/30-definisi-manajemen-menurut-para-ahli-27861205

http://blogputuyuda01.blogspot.com/2009/11/pengertian-struktur-organisasi-dan.html 

www.indonetasia.com 

http://kelompokduagambling.blogspot.com/ http://en.wikipedia.org/wiki/Internet_addiction_disorder

Nama : Natalia Shintia

Kls/Npm : 3 Pa 12 / 15512251